3.4. Metodo di lavoro¶
Il metodo di lavoro varia in base alla tipologia di progetto e agli stakeholder coinvolti. Tuttavia, ci sono alcuni aspetti comuni che è importante preventivare per garantire un avvio strutturato del progetto, facilitare l’integrazione di nuovi membri nel gruppo di lavoro, assicurare la collaborazione e il raggiungimento degli obiettivi.
3.4.1. Definire processi, strumenti e rituali¶
Definire processi, strumenti e rituali condivisi aiuta a:
creare un ambiente collaborativo e di continuo apprendimento, assicurandosi che i momenti di incontro siano gestiti in modo costruttivo e rispettoso e che il gruppo condivida un linguaggio comune;
chiarire le modalità di decision making, ovvero come, da chi e con quali processi vengono prese le decisioni
valutare e ribilanciare periodicamente i processi di lavoro, assicurando che siano sostenibili per il gruppo e efficaci al raggiungimento degli obiettivi.
I rituali sono processi e pratiche, sia formali che informali, adottati da un gruppo di lavoro per favorire allineamento, apprendimento e miglioramento continuo: ad esempio, gli stand-up meeting e altri incontri ricorrenti, retrospettive, ma anche modalità di definizione delle decisioni, sessioni di feedback reciproco, e altre pratiche simili. Strumenti e rituali sono fortemente correlati tra di loro e sono alla base dei processi di lavoro.
I rituali hanno cadenza definita, ad esempio:
giornaliera, settimanale, bisettimanale: stand-up meeting, SAL (stato di avanzamento lavori), workshop operativi;
trimestrale: retrospettive per analizzare risultati e migliorare i processi.
Per ogni rituale scelto è essenziale definire e condividere: obiettivo, cadenza, durata, responsabile dell’organizzazione, partecipanti, argomenti trattati e non trattati.
Gli strumenti possono essere suddivisi in tre categorie principali:
gestione e pianificazione: per organizzare attività, timeline e deliverable (ad esempio: strumenti di project management);
comunicazione: per interazioni rapide (ad esempio: chat) e comunicazioni ufficiali (ad esempio: email);
archivio e condivisione: per documenti e materiali condivisi (ad esempio: piattaforme di archiviazione).
Gli strumenti scelti devono essere conformi alle normative GDPR e CAD e accessibili a tutte le persone coinvolte. Per ogni strumento scelto, è importante condividere linee guida di utilizzo, regole di netiquette e buone pratiche.
3.4.2. Curare la documentazione di progetto¶
Curare la documentazione del progetto è una pratica continua che rafforza il lavoro di squadra e l’efficacia operativa nel lungo termine.
La creazione di un documento di onboarding efficace è fondamentale non solo per i nuovi membri del gruppo, ma anche per garantire una continuità e stabilità nel progetto. Questo documento deve fornire una visione chiara e dettagliata del progetto e delle informazioni utili che contribuiranno a facilitare l’integrazione e l’efficienza operativa dei membri, vecchi e nuovi.
Un documento di onboarding efficace fornisce informazioni utili ai membri del gruppo di lavoro, quali:
presentazione del progetto - obiettivi, contesto e la missione che si vuole raggiungere;
metodo di lavoro - ruoli, strumenti e rituali adottati;
riferimenti utili - link a materiali, repository e altre risorse rilevanti.
Investire tempo nella preparazione di questi documenti riduce il tempo necessario ai nuovi arrivati per essere operativi e favorisce una collaborazione più efficace. Ma il valore di un documento di onboarding non si limita ai nuovi membri, esso funge anche da strumento fondamentale durante i passaggi di consegna tra membri del gruppo.
In questo modo, il documento non solo migliora l’integrazione dei nuovi arrivati, ma diventa anche un elemento chiave per il mantenimento della coerenza e della continuità all’interno del progetto, contribuendo al suo successo complessivo.
3.4.3. Organizzare tavoli tecnici collaborativi¶
La creazione di tavoli tecnici collaborativi è un passo fondamentale per garantire progetti di trasformazione digitale efficaci e sinergici, in grado di raccordare le attività del governo centrale con le esigenze specifiche del territorio. I tavoli tecnici sono infatti un’opportunità per riunire diversi attori, facilitare la cooperazione e raccogliere diversi punti di vista.
Un tavolo tecnico è una sessione di co-progettazione in cui vari attori (tra cui progettisti, utenti, stakeholder della Pubblica Amministrazione e rappresentanti del settore privato) si riuniscono per discutere criticità e proporre soluzioni. La presenza di un facilitatore è consigliata per guidare la discussione, garantendo che tutti i partecipanti possano esprimere le proprie opinioni e contribuire attivamente al processo.
Come organizzare un tavolo tecnico
Identificare gli attori
Il primo passo nella creazione di un tavolo tecnico consiste nell’identificare i principali attori coinvolti. È utile realizzare una mappa degli attori per distinguere tra figure operative e decisori. Questa mappatura permette di definire il ruolo di ciascun partecipante per il successo del tavolo, assicurando che tutte le voci rilevanti siano rappresentate e che le competenze necessarie siano disponibili nel gruppo.
Definire gli obiettivi
Una volta compreso il contesto, è essenziale stabilire gli obiettivi principali del tavolo tecnico. Definire obiettivi chiari e misurabili, insieme ai Key Performance Indicators (KPI), permette di monitorare i progressi e valutare i risultati raggiunti nel tempo. Questo approccio garantisce che il tavolo rimanga focalizzato e orientato verso il raggiungimento delle sue finalità.
Programmare i lavori
Successivamente, è necessario delineare un programma di lavoro dettagliato per la gestione degli incontri e delle attività. Programmare incontri con il gruppo di gestione e coinvolgere gli stakeholder è cruciale per mantenere un approccio coeso. È opportuno prevedere un incontro di kick-off per presentare il progetto e gli obiettivi, seguiti da riunioni operative settimanali o bisettimanali, oltre a meeting di aggiornamento mensili per monitorare l’avanzamento.
Documentare gli incontri
Per garantire trasparenza e continuità, è fondamentale documentare le attività svolte durante le riunioni. Redigere un documento di note o minute e condividerlo via e-mail non solo permette di mantenere traccia delle discussioni, ma anche di fornire a tutti i membri del gruppo un riferimento chiaro su ciò che è stato deciso e sui passi successivi da intraprendere.
Monitorare la qualità dei isultati
Infine, è essenziale monitorare continuamente la qualità dei risultati emersi dai tavoli tecnici. Utilizzare i KPI definiti per misurare l’avanzamento e l’efficacia delle soluzioni proposte consente di apportare aggiustamenti lungo il percorso progettuale, assicurando che gli obiettivi vengano raggiunti in modo efficace.
La corretta organizzazione di un tavolo tecnico collaborativo può fare la differenza nella qualità del servizio pubblico erogato. Promuovendo un ambiente di collaborazione e apertura, queste iniziative possono affrontare le criticità esistenti e costruire soluzioni più inclusive e sostenibili. In tal modo, si contribuisce a una governance più efficace e a un intervento mirato nella pubblica amministrazione, realizzando così una trasformazione digitale che risponde realmente alle esigenze del territorio.